Преимущества электронного документооборота очевидны: это и снижение затрат на делопроизводство, и удобство доступа к документам, и ускорение бизнес-процессов. В этой статье мы расскажем об электронной подписи — способе сделать электронный документ официальным, имеющим юридическую силу. Легитимность электронной подписи (ЭП) была законодательно закреплена в России еще в 2002 году, но ее практическое применение в бизнесе было делом весьма затруднительным — использование ЭП подразумевало обязательное подписание множества дополнительных, вполне себе бумажных, соглашений. Тогда ЭП нашла применение в банковской сфере и налоговой отчетности, но о широком использовании стало возможным говорить лишь с введением нового Федерального закона № 64, принятого в 2011 году. С того момента ЭП стала юридическим аналогом обычной подписи, а в ряде случаев — печати. Бизнесу и гражданам разрешили использовать ЭП там, где это прямо не запрещено законом.
Сейчас законом определено два вида цифровой подписи — простая и усиленная. Документ с простой цифровой подписью — это любое электронное письмо, отправленное с вашего персонального ящика. Подписью как таковой выступает ваш пароль. Предполагается, что знаете его только вы — значит, вы можете им «подписаться». Е-mail при необходимости можно приравнять по юридической силе к обычному бумажному письму, заверенному подписью от руки. Для этого участникам электронного взаимодействия в частном порядке необходимо заключить соглашение, устанавливающее случаи признания e-mail равнозначными по силе «бумажным» документам. По закону в таких договорах должны отражаться правила определения лица, отправляющего e-mail, и прописываться обязательство лица, создающего или использующего пароль, не допускать его утечки. Таким образом, вы можете заключить с партнером соглашение об электронном документообороте через e-mail с учетом отмеченных требований закона, и каждый документ, переданный сотрудником вашей фирмы в адрес партнерской организации, будет юридически равнозначен тому, который он подписал бы и отнес туда сам. Исключение составляют документы, которые в соответствии с другими законами должны быть скреплены печатью. Такие документы, а также те бумаги, для обмена которыми проблематично, нежелательно или невозможно в принципе составить соглашение вышеописанного типа, необходимо заверять усиленной электронной подписью.
«Усиленность» подписи достигается за счет использования так называемого закрытого ключа, доступ к которому имеет только один человек или организация. Отправитель документа, пропуская документ через закрытый ключ, ставит на нем уникальный код, однозначно идентифицирующий отправителя, — подобно тому, как это делает уникальное изображение его подписи ручкой. Для того чтобы проверить подлинность усиленной электронной подписи (кстати, в этом еще одно очевидное преимущество ЭП перед собственноручной подписью, которая вообще не проверяется — если, конечно, дело не дойдет до графологической экспертизы), необходимо пропустить подписанный документ через открытый ключ, технологически связанный с закрытым. Доступ к открытому ключу может быть предоставлен любому человеку, в частности — получателю документов. Открытый ключ может расшифровать только код, создаваемый закрытым ключом, он не воспринимает никакой другой код — при использовании такового подпись будет распознана как ненастоящая.
Усиленная ЭП бывает «квалифицированной» и «неквалифицированной». Отличие между ними существенное — неквалифицированная подпись является, по сути дела, отголоском старого закона от 2002 года и признается юридически значимой только при наличии дополнительных соглашений между сторонами договора, подтверждающих правомерность использования такой подписи. Квалифицированная же ЭП выступает безусловным идентифицирующим отправителя инструментом, не требующим каких-либо сторонних подтверждающих документов. Усиленную квалифицированную ЭП можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством связи РФ. Усиленная квалифицированная ЭП, зарегистрированная на юридическое лицо, равнозначна печати на бумаге.
Комплект из закрытого и открытого ключей усиленной электронной подписи в ряде случаев дополняется сертификатом открытого ключа — своего рода «паспортом» отправителя документов, в котором содержится персональная информация и фиксируется факт принадлежности открытого ключа (а значит, и цифровой подписи) конкретному человеку. Сертификат пригодится, если вы получаете подписанный договор, не зная отправителя лично, и вам нужно проверить, на самом ли деле открытый ключ, который вам передал отправитель, принадлежит ему. Удостоверяющий центр также предоставляет специализированное ПО для подписания документов и проверки подписи, которое содержит модуль криптозащиты (часто называемый криптопровайдером).
Каждый комплект из открытого, закрытого ключей, сертификата и лицензии на пользование криптопровайдером обойдется компании в 2500-3000 рублей. Необходимое количество ЭП зависит от числа людей, ставящих подпись: если на документах требуется две подписи, то понадобится два комплекта. В случае если нужна печать, ЭП оформляется на организацию. При выборе удостоверяющего центра важно учесть его расположение. Раз в год комплект нужно будет обновлять — а значит, у вас должна быть возможность лично явиться туда.
Как это часто бывает в нашей стране, ФЗ № 64 стыкуется с другими законодательными актами не идеально. Артем Сычев, заместитель директора департамента безопасности Россельхозбанка, отмечает, что положения закона о повсеместном использовании единой ЭП лишь декларируются, а на практике в разных случаях надо использовать разные виды ЭП. Сейчас компаниям приходится покупать отдельные комплекты для представления документов в разные ведомства — ПФР, Росстат, ФНС и ФСС.
Отчетность можно передавать как через сайты организаций и обычную электронную почту (идеальный вариант для небольших фирм), так и через каналы удостоверяющих центров (подходит для крупных компаний). Специальное ПО центров нередко интегрировано с бухгалтерскими программами, что позволяет автоматизировать процесс передачи сотен и тысяч отчетов. Если вы будете пользоваться каналами удостоверяющего центра и его ПО, то к цене комплекта придется добавить стоимость услуг по автоматизации отчетности (25-30 рублей за каждый отчет).
Отдельная ЭП понадобится и для ведения документооборота. В этом случае вы опять же можете либо воспользоваться каналами и ПО удостоверяющих центров, либо передавать документы через e-mail, P2P-клиент или просто на флешке.
Важный момент: сегодня полностью в цифровой вид можно безбоязненно перевести только налоговую и бухгалтерскую отчетность, потому что в законе подробно описано, как она должна выглядеть. Так, в приказе ФНС № ШТ-7-6/428 от 25.08.2009 содержатся форматы соответствия для всех документов налоговой отчетности — деклараций, квитанций, отчетов. Что касается первичных документов, то ФНС успела выпустить форматы соответствия только для счетов-фактур, товарных накладных и актов приема-передачи работ. Это значит, что, например, обычные счета пока не имеют формата, утвержденного ФНС, а значит, при судебном разбирательстве (или налоговой проверке) электронные версии документов, подписанные цифровой подписью, могут не засчитаться как юридически значимые.
Текст: Верн Харниш
ТЕКСТ: дмитрий кристофор
