Западные исследователи предсказывают, что к 2016 году практически каждый второй будет работать удаленно. Повсеместное использование онлайн-инструментов для общения (Skype, онлайн-телефония и т.д.) активно подталкивает к этому. Фактически все они сняли необходимость высиживать в офисе положенные часы и набирать сотрудников только из города, в котором находится компания.
Но одной из основных причин, по которой слово «удаленка» все еще звучит как табу, является трудность отслеживания выполняемых действий, а следовательно, снижение продуктивности в компании. Что ж, поспешу развеять все страхи об удаленной работе на примере нашей компании UIS.
Технологии телефонии
Чтобы сделать удаленную работу удобной, необходимы простые в использовании инструменты для онлайн-общения.
В нашем случае основой для этого служит виртуальная АТС. Связь между городами стоит немалых денег, а звонить меньше вряд ли получится, особенно если компания совершает холодные звонки. Установка многоканального номера существенно сократила издержки на связь. Дело в том, что стоимость виртуальной телефонной связи не меняется, даже если звонок переадресовали на сотрудника, который живет в другом городе.
В сервисе ВАТС можно переадресовывать звонки не только на обычные или SIP-телефоны, но и мобильные. Это сняло расходы на организацию рабочих мест и покупку телефонов, поскольку сегодня у каждого один или два мобильных номера. И это не говоря уже о том, что мы хорошо сэкономили на прокладке кабелей в офисе.
Что немаловажно, виртуальную АТС можно интегрировать с любой CRM-системой, чтобы хранить данные о клиентах и истории их покупок в одном месте.
Меня видно, слышно?
Способность транслировать видео — один из безусловных элементов организации удаленной работы. Сюда входит и общение между сотрудниками отдела, руководителей с подчиненными, с клиентами и партнерами, особенно если они находятся в других странах. Поскольку офисы UIS и некоторые внештатные сотрудники находятся в нескольких городах, в решении вопроса организации видеосвязи мы решили использовать виртуальное совещание.
В подобной конференции могут принимать участие до 100 человек одновременно, а в качестве оборудования используется телефон и компьютер с подключенным Интернетом. В сервисе виртуальной АТС можно менять роли участников совещания прямо во время видеотрансляции. Схема ее работы проста: перед началом совещания сервис автоматически обзванивает всех участником и напоминает о начале совещания. После того, как участник совещания принимает звонок, ему проигрывается запись голосового приветствия.
Конференция записывается в режиме онлайн, а по ее окончанию можно просмотреть статистику: активность каждого участника, время и длительность совещания, расходы на организацию и т.д.
Совместная работа над документами
Тут мы обошлись малой кровью — просто зарегистрировались в Gmail для работы в Google Docs. Чтобы расшаривать статьи и технические материалы, стоит только ввести email-адрес собеседника. Спустя пару секунд расшаренная ссылка придет на почту. Все материалы можно комментировать онлайн и включать режим “Редактирование” (когда видны вносимые изменения). Из необходимых инструментов нужен только Интернет и почтовый ящик.
Планировщик проектов
Любому отделу маркетинга на заметку — для распределения задач и времени на них реального проект-менеджера можно заменить на онлайн-проектировщика. Наш выбор пал на “Битрикс24”.
Сервис довольно прост в использовании, поэтому не требует много времени на ознакомление с ним. Руководитель отдела может поставить и описать задачу одному или нескольким сотрудникам, указать срок выполнения, важность задачи и оценить ее качество. Все задачи видны в личном кабинете; подсвеченные красным показывают, что срок выполнения задачи истекает. Сотрудники могут сами ставить задачи, помогать в исполнении коллегам, наблюдать за какими-либо проектами.
Онлайн-чат
Конечно, я не могу обойти и этот способ взаимодействия с сотрудниками. Без онлайн-переписки не обойтись. Самым распространенным вариантом является Skype. Его мы и взяли на вооружение. Установка не требует дополнительного оборудования и занимает пару минут.
Благодаря этому голубому ярлычку сотрудники могут общаться между собой фактически 24 часа. В UIS мы частенько переписываемся и решаем рабочие задачи до самой ночи.
Что мешает создать удаленный офис?
Как я уже говорила, одной из главных причин, по которым удаленную работу не желают вводить в офисы, является трудность отслеживания действий. Постараемся разобраться в этом и найти соответствующие решения.
1. Как я буду контролировать своих сотрудников?
Даже не думайте про видеокамеры в каждой квартире. Это бесполезно и очень дорого.
Что касается контроля работы сотрудников, то проблему в офисе удалось решить простыми способом — записывать звонки.
Особенно это касается сотрудников отдела продаж, консалтинга и по взаимодействию с партнерами. Качество работы менеджера можно оценить, просто прослушав его диалог с потенциальным клиентом в сервисе виртуальной АТС. Кстати, это и отличный способ проверить, следуют ли сотрудники сценарию продаж и разбираются ли в особенностях продаваемых товаров. Ведь если не знаешь, что продаешь, то как это вообще продать?
Регулярный мониторинг звонков расскажет, как общается с клиентом каждый из менеджеров. Есть ли те, кто обращается на «ты»? Грубят абонентам? Или коверкают слова и произносят их едва различимо? Все эти моменты можно выявить до того, как подобный стиль общения войдет в привычку, и указать на это вышестоящему лицу.
Записи звонков хранятся в облачном хранилище на внешнем сервере. Прослушать можно не только входящие, но и исходящие, что также даст вам полное представление о том, есть ли те, кто использует многоканальный номер в своих целях.
А как быть с теми, кто не сидит на телефоне? Вдруг они не будут работать, а сидеть в VK и смотреть видео на YouTube? А вот тут приходит доверие. Если вы полагаете, что стоит вам только отвернуться, как ваши подчиненные только и будут делать, что отлынивать от работы, то, может быть, стоит задуматься не о контроле, а о найме новых сотрудников?
Согласитесь, если человек безответственно относится к своей работе, то ему ничего не помешает сидеть в соцсетях и время от времени сворачивать «запрещенные» страницы, когда рядом будет проходить начальник.
2. А как обеспечить безопасность данных компании?
По сути, хранение данных в удаленной компании ничем не отличается от хранения в физическом офисе. Рецепт прост: для этого шифруйте данные на жестких дисках рабочих компьютеров, используйте уникальные пароли и программы и не забывайте про код блокировки для смартфонов и планшетов. Внедрите подобный алгоритм во всей компании и следите за исполнением этих простых правил.
Что касается хранения данных в сервисе виртуальной АТС, то здесь все просто. К ним не имеют доступа компании, предоставляющие подобные услуги. Они не могут посмотреть информацию о клиентах компании, прослушать записи звонков и т.д. Это может только администратор и те, кому он предоставит доступ.
3. А будут ли сотрудники соблюдать корпоративную культуру?
В первую очередь, я имею в виду правила, согласно которым принимаются решения и выполняются задачи.
Про запись звонков мы уже говорили. Она как нельзя кстати подойдет, чтобы проверить, применяются ли установленные правила. Составьте свой свод правил, в которых было бы указано, как правильно общаться с клиентами, сколько времени необходимо уделять тем или иным задачам, как распределить работу и т.д.
4. Это будет слишком дорого!
Поверьте, не дороже аренды полноценного офиса с покупкой оборудования, организацией рабочего места и установкой телефонов на каждый стол.
Организация удаленного офиса видится не столько дорогой, сколько сложной.
Сначала кажется непривычным взаимодействовать с сотрудниками, не видя их прямо перед собой и не имея возможности следить за ними. Но если использовать необходимые инструменты для общения и руководствоваться правильными принципами управления, то создать удаленную и продуктивную команду мечты не составит труда.
Мы в UIS знаем, как трудно делать первые шаги в организации бесперебойной связи в офисе (удаленном и не только), поэтому хотим сделать читателям журнала «Свой Бизнес» небольшой подарок. До 30 ноября вы можете подключить номер в коде 499, 495 или 812 со скидкой 99%. Все подробности читайте на сайте UIS.
Анна Тюгаева, маркетолог компании UIS
