Николай Додонов
Бизнес-тренер, разработчик авторских тренингов и семинаров по тайм-менеджменту и управлению привычками для топ-менеджеров. Специалист по личной эффективности руководителя. Автор книги «АнтиТайм-менеджмент». Владелец и руководитель торговой компании «ЕТ-Россия» (компоненты для фрезерных станков). Основатель сервиса для учета личных финансов FastBudget.
Организованность
Что отличает организованного человека от неорганизованного? На мой взгляд, организованность ради организованности совершенно бессмысленна. Какой смысл прилагать усилия ради усилий? Давайте лучше говорить о результативности. Результативность – главная черта активного человека. Психология целей, психология достижения основана на том, что нам на каждом шаге нужно получать результ. Нам нужно завершение. Пусть не всегда успешное, но завершение. Организованность – необходимая черта для этого. Когда мы тратим силы ради того, чтобы быть организованными, и при этом хотим получить результат, то на самом деле мы не тратим силы, а вкладываем их, иначе говоря — инвестируем. Это не всегда легко увидеть, но это важно.
Когда мы тратим время, планируя неделю, работая над задачами, записывая какие-то незначительные вещи в ежедневник, стороннему наблюдателю может быть сложно связать эти действия с плодами нашей деятельности. Но если мы работаем на результат, мы понимаем смысл каждой такой “инвестиции”. Малые затраты труда и времени в итоге защищают нас от больших потерь. Организованность помогает достичь результата с существенно меньшими усилиями, чем если бы мы шли к нему в хаотичном движении.
Хорошего пловца можно принять за образец организованного человека. Он умеет лежать на воде, способен распределять силы, знает, как правильно дышать, и в результате за один гребок проплывает два метра. Неорганизованный человек колотит по воде руками и ногами, ценой огромных затрат энергии производя брызги, но преодолевая при этом несколько сантиметров. Да, чтобы следить за тем, как у тебя двигаются руки и ноги, как нужно брать дыхание, как держать кисть и локоть, требуются усилия. Но через пару месяцев тренировок это становится стилем плавания. А организованность – стилем жизни. Поверьте мне — человеку, который плавал как топор, а потом научился за 15 минут преодолевать километр. Я на себе ощутил разницу в распределении усилий.
Мы могли бы сказать, что организованного человека от неорганизованного отличает, например, вежливость. В самом деле, это простая вежливость: выполнять свои обещания, звонить другим людям в то время, когда они ждут этого звонка, и не опаздывать на встречу. Однако было бы правильно сказать, что организованность от неорганизованности отличает степень осознания: понимает ли человек, что эти небольшие усилия на самом деле являются инвестициями, или не понимает?
Освобождение памяти и оптимизация
Самая главная привычка – ВСЕ записывать. Для нас не должно быть разницы между задачами «купить корм коту» или «взять на работу нового директора». Если мы записываем, мы записываем все! Это главная привычка, которая облегчает работу в принципе, а не только работу с задачами. Еще одной привычкой имеет смысл сделать привычку «срезать углы», то есть оптимизировать процессы там, где это можно сделать. Например, если мы видим, что принтер в офисе стоит так, что сотрудникам приходится часто к нему ходить (а это непродуктивные потери времени), можно поставить его поближе. А потом еще проследить за тем, какой процесс включает в себя задачи печати и нельзя ли сам процесс так изменить, чтобы печатать (или подходить к принтеру) можно было реже.
Таймер
Что же касается личной привычки, то есть прекрасная привычка пользоваться таймером. Это очень удобно, если нам нужно контролировать время. Например, следить, когда следует встать из-за стола и готовиться к выходу. Вместо того, чтобы тревожиться и бросать взгляд на часы, можно просто завести таймер на нужное время и спокойно обедать или наслаждаться беседой. Это также снимает с нас лишнюю нагрузку и позволяет полнее отдаться происходящему процессу. Не обязательно пользоваться таймером только за едой или беседой. Мы можем ставить его и когда работаем, но собираемся в определенное время выходить, чтобы, например, пойти с женой в театр.
Как выработать новую привычку
А это самое интересное. Разберем технологию на наверняка знакомой всем привычке отвлекаться. На самом деле мы отвлекаемся, потому что у нас есть привычка реагировать на внешние раздражители вне зависимости от того, чем мы заняты. И с ней можно как следует поработать и поэкспериментировать.
Во-первых, нужно понять, в каких условиях проявляется подобное нежелательное поведение. Например, если у нас в офисе открытая планировка, то мы легко можем отвлекаться даже не ничего не значащие для нас разговоры коллег рядом. Следовательно, наше рабочее место – это условия, в которых мы привыкли «проигрывать» нежелательную привычку.
Второй этап – нужно понять, что именно побуждает нас отвлекаться. Какое желание, какой мотив заставляет прервать текущее действие? Осознав это, мы сделаем еще один шаг к тому, чтобы себя изменить.
В-третьих, следует распознать страх, который не дает нам отказаться от непродуктивной привычки. Что мы боимся потерять, если выбьем (или просто позволим себе) отдельный кабинет, работу в берушах или просто игнорирование всего, что происходит? Когда мы это осознаем, то станем еще на одну ступень ближе к цели.
Затем нужен конкретный шаг, который изменит наш контекст. Если мы отвлекаемся в условиях общего рабочего пространства, нужно переносить рабочее место. Не в отдельный кабинет, так в угол офиса. Не в угол, так купить наушники с шумоподавлением. Не наушники, так беруши. На этом этапе вы будете знать, какие желания и страхи вам мешают это сделать и сможете их проанализировать, проработать и сделать то, чего раньше не разрешали себе сделать.
Последний шаг – нам нужно приложить усилия, чтобы внедрить новую привычку работать сфокусировано. В новом контексте это сделать гораздо проще.
Например, план может выглядеть так: я выключаю все мессенджеры и звук на мобильном телефоне. Если звук включен, но я оцениваю входящий звонок как не срочный, я не отвечаю на вызов. Я не захожу в социальные сети раньше 17 часов (даже с мобильного). Если я ловлю себя на мысли, что отвлекся от задачи и пошел “серфить”, значит мне нужно восстановить силы: я должен встать из-за стола и хотя бы пару минут походить.
Осознайте, ради чего вы хотите себя изменить и что получите от этого. Найдите страхи, которые удерживают от такого изменения и разберитесь с ними. Сформулируйте конкретный план действий, которого будете придерживаться.
